Descubriste un fraude en tu empresa: qué hacer y qué no en las primeras 72 horas

Columna de opinión

El día que un empresario descubre que alguien de confianza le está robando, casi siempre hace lo mismo: llama a la persona, la confronta, la corre y revisa él mismo los papeles. Lo entiendo. Es una reacción humana. Pero en más de mil auditorías he visto que esa primera reacción es, muchas veces, la que hace imposible recuperar el dinero o probar lo que pasó.

Un fraude no se resuelve con enojo. Se resuelve con método. Y el método empieza antes de hablar con nadie.

Lo que no debes hacer

No confrontes a la persona. En cuanto sabe que la descubriste, tiene tiempo para borrar correos, desaparecer documentos, ponerse de acuerdo con cómplices o mover dinero. La entrevista es el último paso de una investigación, no el primero.

No investigues por tu cuenta en los equipos. Abrir la computadora del sospechoso, revisar su celular o reenviarte sus correos puede alterar la evidencia y, en algunos casos, violar derechos que después se vuelven en tu contra en un juicio.

No despidas en caliente. Un despido mal documentado puede terminar en una demanda laboral que pierdes, aunque el fraude haya sido real.

No lo platiques en la oficina. Mientras más personas lo sepan, más rápido llega a oídos de quien no debe.

Lo que sí debes hacer

1. Preserva la información. Pide a tu área de sistemas o a un especialista que resguarde, sin modificarlos, los equipos, correos, estados de cuenta, sistemas contables y archivos. El original no se toca; se trabaja sobre copias verificadas. A eso le llamamos cadena de custodia, y es lo que hace que una prueba valga ante un juez.
2. Cierra la llave sin hacer ruido. Cambia firmas autorizadas, accesos a la banca electrónica y permisos en sistemas críticos de forma discreta, como un ajuste de rutina.
3. Llama a un auditor forense y a un abogado al mismo tiempo. El auditor reconstruye qué pasó, cómo, desde cuándo y por cuánto. El abogado define la ruta: laboral, civil, mercantil o penal. Uno sin el otro deja huecos.
4. Anota lo que sabes. Fecha en que lo detectaste, cómo, quién más lo sabe y qué documentos viste. Esa bitácora le ahorra semanas al especialista.

Cómo trabaja un profesional

Una investigación forense seria no empieza por las personas, empieza por los datos. Primero se asegura la evidencia. Después se analiza el universo completo de operaciones, no una muestra: pagos, proveedores, nóminas, facturas. Luego se rastrea a dónde fue el dinero y se mide qué tan importante es cada hallazgo. Las entrevistas llegan al final, cuando ya hay documentos que las respaldan.

El resultado no es una opinión. Es un dictamen con cifras que cualquier otro experto puede reproducir, y un daño cuantificado por capas: lo que se facturó, lo que realmente salió de la empresa, lo que no tiene contraprestación acreditada y el daño patrimonial. Lo que no se puede medir se reporta como no medido. Nunca se inventa.

Después del fraude

Casi todos los fraudes que he investigado tienen algo en común: una sola persona controlaba demasiado. Pagaba, registraba y conciliaba. Nadie revisaba. Separar funciones, conciliar las cuentas cada mes con alguien distinto y revisar a los proveedores nuevos cuesta poco y evita mucho.

El fraude no siempre se puede evitar. Lo que sí se puede evitar es manejarlo mal. Las primeras 72 horas deciden casi todo.

Alfonso Ruelas Ramos es Contador Público, Auditor Forense y MBA, autor de la trilogía "Fundamentos de la Auditoría Forense", "La Entrevista de Trabajo Forense" y "El Peritaje Contable Forense", y socio de Educación y Negocios.